Десять советов для эффективного планирования времени

Десять советов для эффективного планирования времени

Когда нет плана

Великий американский писатель Марк Твен в своей книге «Приключения Гекльберри Финна» подвел итог общим для всех современных менеджеров жалобам в одном-единственном предложении: «После того, как мы потеряли цель из виду, мы удвоили наши усилия».

1. Планируйте письменно

Записывайте все, что вы хотите сделать: встречи, дела, телефонные звонки, корреспонденцию. Вы разгружаете вашу память и концентрируетесь на существенном. Сделайте письменные заметки вашим рабочим принципом номер один. План, отраженный на бумаге, имеет психологический эффект самомотивации к работе. Кроме того, в дальнейшем вы сможете лучше контролировать свои действия.

2. Определите цели

Только те, кто определил свои цели, сохраняет в суете дня контроль над ситуацией, выбирает даже при очень большой загрузке правильные приоритеты и понимает, как оптимально задействовать свои способности, чтобы быстро и надежно достигнуть желаемого. Кто имеет осознанные цели и стремится к ним, задействует все жизненные ресурсы для выполнения дел.

3. Используйте план дня

Приучите себя планировать следующий рабочий день уже в конце текущего: представьте наглядно последовательность событий этого дня. Вечером по дороге домой и во время утреннего пути на работу ваше подсознание проработает эти задания и подготовит возможные решения. Таким образом, новый спланированный день уже у вас в руках.

4. Учитывайте буферное время

Определите время исполнения намеченных заданий, и не планируйте рабочий день больше, чем на пятьдесят процентов. Оставшиеся пятьдесят процентов вы должны держать свободными для спонтанных и социальных дел: остановок в работе, приема посетителей, телефонных звонков, личных бесед. Вы не сможете избежать непредвиденных перерывов в работе, иначе получится, что вы планируете больше, чем в состоянии сделать. Стресс возникает не от дел, которые мы сделали, а от того, с чем мы не справились. Что не одолеем мы, то одолеет нас.

5. Выбирайте приоритеты

Многие тратят большую часть своего времени, занимаясь многочисленными несущественными проблемами и задачами вместо того, чтобы сконцентрироваться на немногих, но жизненно важных делах. Нередко только двадцать процентов стратегически правильно потраченных времени и энергии дают восемьдесят процентов результата (принцип Парето). Даже если вы должны сразу сделать множество дел, отведите определенное время только одному-единственному заданию. Установите однозначно приоритеты, проведя анализ по пунктам А, В, С:

А — наиважнейшие задания (которые нельзя делегировать);
Б — задания средней важности (которые можно делегировать);
С — время для мелочей, обычных заданий, бумажной волокиты.

Планируйте только одно-два задания А и два-три задания Б в день; остальное — задания С. Все равно больше в течение дня не исполнить. Многие предпочитают делать дела правильно, вместо того чтобы делать правильные дела.

6. Держите под контролем невыполненные дела

Проверяйте каждый день, какие задания не были выполнены и перенесены на следующий день. Дела, которые не записываются, неизбежно теряются. Перенос невыполненного имеет два преимущества. Если вы все время откладываете какую-то работу, то, в конце концов, вы ее сделаете из желания довести дело до конца. В другом случае вы, наконец, констатируете, что эта работа не была такой уж важной и вычеркиваете ее, таким образом, дело завершится само по себе.

7. Обратите внимание на кривую производительности

Активность каждого человека в течение дня подчинена биоритмам. Несмотря на индивидуальные различия, можно установить следующее: пик производительности приходится на первую половину дня. В это время вам нужно планировать выполнение сложных и важных дел (задания А). В знаменитом спаде «после еды» вы должны налаживать социальные контакты и повседневные дела (задания С). После повышения кривой производительности ближе к вечеру вы можете приняться за более важные дела (задания Б). Используя закономерности вашего организма, вы сможете без особых усилий существенно повысить продуктивность работы.

8. Оставьте время для «тихого часа»

Многие заканчивают «настоящую» работу только после официального завершения рабочего дня, потому что из-за различных помех днем они не находят времени для этого. Такой принцип называется «тихим часом», когда происходит встреча с самим собой. Определите это время для концентрированной личной работы (самых трудных заданий А), внесите его в план работы, туда, где в вашем календаре записаны встречи, и отключитесь от всего. С телефонными звонками и посетителями вы позже разберетесь.

9. Руководите, делегируя полномочия

Кто делегирует свою власть другим, тот управляет! Кто не умеет передавать часть своих полномочий сотрудникам, тот не задействует эффективного менеджмента времени. Делегирование — это ключевой принцип работы каждого руководителя, который дает, с одной стороны, выигрыш во времени и разгрузку менеджера, а с другой — расширение компетенции и развитие сотрудников. Таким образом, преимущества получают обе стороны.

Чтобы поручение было выполнено успешно, нужно внести ясность в следующие пункты (проверка делегированных заданий):

- что должно быть сделано (тема, содержание);
- кто должен это сделать (человек);
- почему он должен это сделать (мотивация, цель);
- как он это должен сделать (объем, детали, компетенция);
- в течение какого времени он должен это сделать (сроки).

10. Будьте последовательны

Техника, методы и записная книжка для планирования являются только частью успешного менеджмента времени. Настроение, поведение и самодисциплина являются другой, более трудной стороной. Человек управляется преимущественно психикой, подсознанием и в значительно меньшей степени рассудком и логикой (записная книжка по планированию должна использоваться в качестве системы и вспомогательного средства). Как правило, чувства доминирует над сознанием. Поэтому на практике в качестве главных трудностей в менеджменте времени постоянно приводятся нарушение последовательности, самодисциплины, традиции откладывать на потом или преодоление «внутреннего негодяя», несмотря на использование записной книжки по планированию.

Оставайтесь последовательными, активизируйте ваше подсознание и положительно мотивируйте себя!

Персидская поговорка гласит: «Все тяжело, пока оно не станет легким».

Чтобы ваше время имело вечную ценность, заполните таблицу имеющимися у вас идеями и возникающими вопросами по данной теме и попробуйте сами привести по каждому вопросу ответы из Библии.


Поделитесь информацией в соцсетях!

Mar 22, 10:03

Comments

There are currently no comments on this article.

Высказать мысль